Introduzione

L'articolo maggiormente gettonato su Zotware, almeno negli ultimi tempi è stato quello sulla produzione di mail in formato HTML.
Ciò mi fa ritenere che ti fa piacere saperne di più e pertanto, eccoti questo nuovo articolo, nel quale -spero- troverai altri consigli utili alla produzione e distribuzione delle tue pubblicazioni e-mail in formato HTML.

Affronteremo le questioni basilari riguardo la produzione e l'invio di una campagna e-mail in HTML, sia dal punto di vista del gestore (il tuo punto di vista) che dal lato destinatario.
Per leggere questo articolo non c'è bisogno di essere geni dell' HTML ma certo che una conoscenza di base male non fa. Se non hai mai avuto modo di affrontare l'HTML, questo sito fa al caso tuo.

ERRORI COMUNI

Tra le tante e-mail in formato HTML che fanno drizzare i capelli in testa, ve ne sono alcune che meritano una medaglia.
Ecco gli errori più comuni e spesso imbarazzanti che la gente commette quando spedisce e-mail in formato HTML:

Progettare e realizzare l'e-mail direttamente in Outlook

E' opinione diffusa che si possa aprire Outlook e creare e-mail HTML con tanto di links, immagini, caratteri "strani" e ogni altro ben di Dio quanto a sfondi fantasiosi e simili.
Ma il formato prodotto da Outlook (il cui risultato sara' certamente bellissimo da guardarsi, fintanto che rimane sul tuo PC) non apparirà altrettanto bello in altri programmi di posta elettronica.
Di norma, devi considerare che caratteristiche specifiche di Outlook saranno interpretate correttamente solo dai destinatari che ne fanno uso e questa non è certamente una regola attendibile al 100%, anzi.

Mettere nel campo "CC" tutti i nominativi della tua lista.

Molta gente continua ad inviare le proprie comunicazioni e-mail, semplicemente copiando la lista degli indirizzi e-mail dei destinatari nel campo "TO:".
Inutile dire che questa è una delle cose peggiori che si possa fare perché:

a) se anche uno solo dei destinatari, nel rispondere, preme il pulsante "reply-all" (rispondi a tutti), ogni altro destinatario ricevera' la sua replica. Se inoltre, per colmo della disgrazia, l'utente in questione ti vuole rispondere con delle lamentale, l'effetto "valanga" e' assicurato, con risultati in termini di immagine e credibilità che non sto ad elencarti.

b) Presumo che tu volessi mandare una newsletter, non creare una mailing list!
E se anche fosse stata questa la tua intenzione, di sicuro questo non è il modo giusto per farlo. Ho scritto qualcosa in proposito di mailing list, un po di tempo fa, e se ti interessa l'argomento puoi leggerla qui.

c) Copiando gli indirizzi e-mail dei tuoi corrispondenti nel campo "TO:", renderai di dominio pubblico i loro indirizzi sia nell'ambito della lista di invio, sia alla tua concorrenza (per definizione, è certo che almeno uno dei tuoi "iscritti" è anche un tuo concorrente). Oltre ai guai legali cui puoi andare incontro per aver leso -sia pure in buona fede- la privacy dei tuoi iscritti, perché rivelare alla concorrenza chi sono i tuoi iscritti? Quasi certamente non potranno servirsi degli indirizzi e-mail che vedranno, ma potranno senz'altro farci sopra attività di business intelligence, con danni facilmente immaginabili per la tua attività.

d) Se la tua lista conta qualche migliaio di iscritti, un meccanismo di invio come quello descritto appesantirà moltissimo il tuo PC ed il tuo server SMTP, senza contare che quest'ultimo, vedendosi arrivare migliaia di indirizzi e-mail tutti in una volta, ti segnerà indelebilmente come spammer. Meglio affidarsi ad un'applicazione specifica.

Allegare brutalmente i tuoi files HTML all'e-mail.

Allegare il tuo file HTML e le immagini relative, con cui hai composto la tua newsletter ald una e-mail non funziona. All'atto dell'apertura (ammesso che i tuoi destinatari aprano un allegato), anche usando Outlook, il documento HTML non sara' in grado di trovare le immagini ad esso associato perché nel codice HTML originale sarà indicato un certo percorso (path) verso queste immagini, ma un allegato aperto direttamente dall'interno di una mail, viene posto in una directory temporanea, il cui nome non sarà di sicuro identico a quello che avevi specificato tu.
E anche salvando localmente il tutto, si crea lo stesso problema.

Quando produci l'HTML della tua newsletter, per le immagini e qualunque altro oggetto associabile alla newsletter, dovresti fare riferimento ad un percorso assoluto, ovviamente in rete (residente sul tuo sito, ad esempio), visto che i tuoi destinatari non possono certo accedere ad una qualunque cartella sul tuo PC.
Alcuni spazi web gratuiti, poi, non sono assolutamente affidabili per questo scopo e possono anche rifiutare "richiami" provenienti da e-mail.
Ricordati che l'e-mail marketing è in genere economico (rispetto ad altre soluzioni) ma non infinitamente economico.

Evita di rispondere alle provocazioni inutili

Normalmente, quasi tutte le campagne e-mail producono un paio di "flame".
Questo tipo di messaggi, così spesso carichi di antipatia e di insulti vanno ovviamente gestiti con la massima professionalità.
Non farti prendere mai dalla rabbia, quando li leggi! Non ne vale mai la pena.
Nella maggior parte dei casi, i problemi della persona che scrive sono appunto problemi suoi, non tuoi.
Può accadere infatti che per un malfunzionamento temporaneo del loro server di posta entrante (server POP) ricevano più di una volta un tuo stesso messaggio.
Analoga cosa accade se il loro server è particolarmente sovraccarico o solo temporaneamente indisponibile.
In questo caso, il tuo server in uscita (SMTP) proverà a re-inviare ad intervalli regolari la tua mail, finchè non riceve risposta dal server di destinazione.
Se il messaggio di risposta inviato dal server non è pienamente comprensibile (formato non standard) dal tuo server SMTP è facile che quest'ultimo invii la stessa mail più volte, nella serena convinzione di fare una cosa giusta.
Anche in questo caso, puoi/devi aspettarti risposte "di fuoco".
Una soluzione discreta per questo problema, consiste nel dotarti di un server SMTP che tu possa configurare secondo le tue necessità e -nella fattispecie- indicandogli di non ritentare l'invio per più di -ad esempio- tre volte.

Altri problemi assolutamente al di fuori del tuo controllo sono:
- le modalità di formattazione impostate dall'utente non sono compatibili con quelle di produzione della tua e-mail, con conseguente discrepanza di visualizzazione.
- L'utente ha dimenticato di essersi iscritto liberamente alla tua newsletter e ora crede che tu lo stia riempiendo di spam. Ecco perché dovresti sempre aggiungere una noticina in fondo alle tue email che glielo ricordino.

In definitiva, ognuno o una combinazione di questi fattori, possono condurre a interpretazioni errate da parte dei tuoi destinatari.
Invece di cercare spiegazioni (spesso inutili), è meglio assumersi qualche responsabilità, porgere le tue scuse, rimuovere definitivamente il loro indirizzo dalla tua lista e proseguire.

Va detto, ad onor del vero, che a volte la colpa è proprio delle aziende.
Queste infatti, raccolgono indirizzi e-mail e non li usano per anni, con il risultato che al momento dell'invio di una campagna, i destinatari che avevano (nota il passato) accordato il loro permesso, o non hanno piu' interesse o se ne sono completamente dimenticati.

Progetto e design della newsletter "esagerato"

Una volta "fatta la mano" nel progettare e realizzare e-mail in formato HTML, è facile farsi prendere da troppo entusiasmo ed abusarne.
Ma lo scopo delle tue comunicazioni e-mail è e resta appunto quello di comunicare.
Elementi come immagini in quantità eccesiva o di peso esagerato, filmati video, files audio, animazioni in Flash e altre diavolerie simili, invece, si frappongono come scogliere tra il tuo messaggio e il suo destinatario.
A meno che una parte del tuo pubblico non abbia espressamente acconsentito a ricevere tali tipi di contributi multimediali in e-mail, è opportuno evitarli.

Tra l'altro, nel tentativo di impaginare tutti questi contributi si crea un problema secondario (solo temporalmente) dovuto alla formattazione delle e-mail.
Non è improbabile infatti, che per mettere ordine tra testi, immagini, suoni e quant'altro, proliferino a dismisura tabelle HTML.
Sappi invece che delle tabelle, in e-mail, non ti puoi fidare ciecamente, sempre a causa del fatto che diversi programmi le interpretano diversamente.
Il consiglio? Se proprio devi usare tabelle, fai in modo che siano molto semplici e non annidarle come scatole cinesi.
In genere, tre righe (intestazione e logo, corpo, piè di pagina) sono sufficienti e se qualcosa va male in qualche mailreader, le probabilità che si possa continuare a leggere lo stesso la mail sono notevoli.

Dimentica pure di inserire nella tua e-mail controlli Active-X e/o javascript.
La gente vuol dormire sonni tranquilli e di solito disabilita tutte le funzioni che consentirebbero ai tuoi script di "girare".
Se proprio vuoi regalare ai tuoi lettori queste emozioni, puoi sempre mettere on-line, nel tuo sito, la "versione integrale" della tua newsletter.
Chi vorrà potrà andare a visionarla.

Metti sempre un link per cancellare l'iscrizione…

Non farlo non è carino e significa dire ai tuoi lettori che vuoi tenerteli "per forza".
Intendiamoci, non mettere un link per la cancellazione di una iscrizione non sempre vien fatto in mala fede, anzi, spesso si tratta di una banale dimenticanza dovuta all'inesperienza, però resta il fatto che i destinatari più accorti o più severi, interpreteranno il link mancante come qualcosa di poco chiaro.
E come vedi, invece, ti basterà scrivere su un post-it "ricordati di mettere un link per l'unsubscribe nella newsletter" e attaccarlo sul tuo PC per risolvere la questione.
Ah, e non dimenticare! Se la tua newsletter è indirizzata a pubblico statunitense, sappi che per la Legge di molti stati, non permettere ad un utente di cancellare la propria iscrizione è considerato reato.
Maggiori informazioni in proposito puoi trovarle su questo sito

Da un punto di vista operativo, se vuoi fare un lavoro serio e pulito, è indispensabile che il link di cancellazione iscrizione punti ad un sistema automatico (uno script, di solito).
Anche i bambini infatti, sanno ormai che gli spammers più incalliti spesso inviano "mail-trappola" contenenti un indirizzo di posta elettronica cui rispondere se si desidera essere rimossi dalla lista.
Ovviamente, non si tratta altro che di un basso trucchetto per verificare invece che l'indirizzo e-mail preso di mira sia vivo e vegeto.

Se proprio non puoi disporre di un simile meccanismo automatico, fai almeno in modo che i tuoi utenti debbano scrivere ad un indirizzo e-mail che contenga un nome di dominio conosciuto.
Nel mio caso, avrebbe potuto essere [unsubscribe@zotware.com].

Linee guida per progettare mail in HTML

Se sai usare l'HTML, puoi realizzare anche e-mail in formato HTML.
Eccoti alcune idee per farlo nel migliore dei modi.

Non superare i 500 pixels di larghezza

La finestra di anteprima di un mail-reader non è larga come quella di un browser e quindi dimentica larghezze standard (tipo 800x600).
Per non parlare di chi visualizzerà la tua e-mail da un servizio di webmail, senza alcuna possibilità di ingrandire o regolare le dimensioni della schermata a proprio piacere.

Tieniti ampiamente sotto i 100 kbytes di peso complessivo

La gente paga (il telefono) per leggere la tua mail. Sii rispettoso di ciò.
Ho visto mail del peso complessivo di 50 kbytes, in formato HTML ed erano stupende.
Altre, pesare fino a 170 Kbytes e non aggiungere nulla né quanto a contenuti, né quanto a impatto grafico.
Le cose peggiorano se invece di produrre mail pesanti per te stesso le produci per conto terzi; in questo caso, il tuo cliente non apprezzerà certo la valanga di richieste di rimozione dalla lista che di sicuro si verificherà a seguito di un mailing così pesante.

Sfondi colorati: occhio!

E' senza dubbio graficamente interessante la creazione di cornici colorate, create dall'annidamento di più tabelle in HTML, ma se uno dei colori di sfondo viene interpretato male o -addirittura- non viene renderizzata una delle tabelle, il risultato può essere disastroso e la mail può apparire "vuota" nell'ipotesi di testo nero su sfondo nero o bianco su sfondo bianco, o per qualunque altra combinazione sfortunata.

                            e-mail in formato Plain-Text


Testo. Puro testo e basta. Non saranno mail attraenti come quelle in formato HTML ma è importante non sottovalutarle ed è più che opportuno creare sempre una versione testuale della mail che si sta inviando.
Quest'altro articolo, ti spiega come fare per inviare un'unica mail contenente sia la versione HTML che quella di testo. Alla ricezione, a seconda delle impostazioni o delle possibilità del mail-reader del destinatario, verrà visualizzata automaticamente una delle due.

E se non puoi o non vuoi ricorrere a un sistema di questo tipo, fai almeno in modo che le persone possano accedere ad una versione testuale che avrai avuto cura di depositare sul tuo sito.
Hai il dubbio che i tuoi iscritti non riescano a visualizzare le immagini contenute nella tua e-mail HTML?
Sara' sufficiente aggiungere una nota del tipo: "non riesci a visualizzare le immagini? Punta all'indirizzo [http://www.nometuosito.xyz] per vederle.

Anche per questa volta è tutto. Dubbi? Domande?
Scrivimi ;-)