Nella prima parte di questo articolo, ti ho elencato vantaggi e svantaggi derivanti dal fare e-mail marketing dando le tue campagne in appalto o eseguendole in casa tua.
Come ti avevo promesso, traduciamo ora in cifre quanto gia' esposto verbalmente.

Ti ho indicato le voci più "pesanti" sul bilancio dell'e-mail marketing "in-house", ma non abbiamo ancora considerato dei parametri aggiuntivi che ti aiuteranno nell'affinare la tua scelta.

E' sulla base delle risposte che darai alle domande qui sopra che potrai fare calcoli su misura delle tue personali esigenze, sia per la soluzione
"in -house" che per quella "ASP" e trarre le tue conclusioni.

Se già possiedi un parco utenti interessante (diciamo dai 500 ai 5.000 utenti) una soluzione con software in-house è sicuramente idonea, a condizione che il numero di mail che invii sia al di sopra di un certo minimo.
Facciamo un esempio:

Utenti disponibili: 1.000
Frequenza di invio: quindicinale

Per inviare una newsletter con queste caratteristiche tramite un servizio ASP i costi da mettere in conto sono:

1) una tassa di iscrizione al servizio "una tantum" (in alcuni casi del tutto assente)

2) il costo unitario per l'invio ad ogni utente

3) la creazione dei contenuti (incluse tutte le verifiche su di esso, dal controllo ortografico alla funzionalità dei links).

4) i costi legati alla reportistica (a volte offerta come optional, ma caldamente consigliata, al fine di verificare le assunzioni fatte a priori)

Ipotizziamo per semplicità che la tassa di iscrizione una tantum non sia richiesta.

Il costo unitario per invio, sia di 0.10 Euro per utente (con lista utenti da te fornita, ovviamente).
Il costo per la creazione dei contenuti editoriali, omnicomprensivo dei test necessari, sia pari a 250 Euro per ogni edizione della newsletter.
Il costo della reportistica sia compreso nel costo di invio.
La cadenza di invio, si è detta essere quindicinale, ovvero pari a 26 invii l'anno.

Dai dati così raccolti, il totale è presto fatto.

((0.10 x 1.000)+ 250) x 26 = 9.100 Euro l'anno pari a 17.620.057 di vecchie lire.

Una somma non trascurabile, tra le voci di budget per le azioni pubblicitarie e di marketing.
Non trascurabile, soprattutto per le aziende più piccole, ma non per questo di scarso interesse anche per aziende con maggiori disponibilità economiche.
Lo scopo di qualunque imprenditore è -giustamente- spendere un centesimo per averne due e dunque qualunque risorsa economica deve essere spesa in quest'ottica.
Come nota finale, tieni presente che per moltissimi service ASP il prezzo vari anche in funzione della dimensione in Kbyte del tuo messaggio, o se è in formato HTML o solo testo.

Vediamo ora come si modifica il conto, nell'ipotesi di acquisto di una licenza di PostCast e di tutti gli accessori citati in precedenza:

La versione Standard di PostCast costa 177 US$ mentre la versione professionale ne costa 297 ed è possibile aggiornare a quest'ultima, dalla prima, in qualunque momento, pagando la differenza.
Peraltro, è possibile acquistare in un secondo tempo la versione Professionale pagando solo la differenza.
Una licenza di PostCast, consente un utilizzo illimitato del software e dunque è possibile inviare tante e-mail quante se ne vuole, ad un numero illimitato di utenti.
Ipotizziamo che tu debba acquistare anche un computer idoneo (va bene già qualunque macchina di categoria Pentium 233 Mhz con 64 MB di RAM e modem analogico o linea ISDN o ADSL).
Metteremo in conto, allo scopo, circa 1500 Euro per puro amore di calcolo ma potresti già avere in casa un computer inutilizzato e perfetto per lo scopo.
Un gruppo di continuità valido (non indispensabile, ma caldamente raccomandato) costa orientativamente 500 Euro.
Quanto alla linea telefonica, se hai la possibilità di accedere a linee ADSL è al momento la scelta migliore; sarai sempre on-line ad un costo sicuramente conveniente, specie se intendi dedicarti all'e-mail marketing.
Una linea ADSL Telecom (Alice Fast 640, nella fattispecie) costa 64.95 Euro mensili e fino al 28 febbraio 2003 la sua attivazione è gratuita (come specificato nel sito Telecomitalia).
Imparare ad utilizzare le funzioni vitali di PostCast, prove e simulazioni incluse, non richiede più di 8 ore, ad esser pessimisti.
Per la parte creativa, ipotizzo che nel creare il testo di ogni newsletter ci impiegherai 2 ore.
Per l'acquisizione degli elementi fondamentali di e-mail marketing, ipotizzo che ti ci vorranno circa 24 ore.
Ho detto elementi fondamentali, quelli strettamente funzionali alla buona riuscita "formale" dell'invio di una newsletter.
E' chiaro che occorrerà più tempo per fare esperienza e perfezionarsi, ma lo zoccolo duro è quello delle 24 ore indicate.
Per l'implementazione della reportistica ti occorreranno circa 4 ore. Tieni presente che una volta identificato un "modello" di report, potrai riutilizzarlo
per le campagne successive (anche per motivi di omogeneità dei confronti) con tempi di implementazione otto volte inferiori a quelli necessari la prima volta.

Calcoliamo dunque anche questo totale, ipotizzando che ogni ora di lavoro abbia un valore, omnicomprensivo, di 30 Euro.

177US$ = 200 Euro circa, il costo di una licenza di Postcast Standard
1.500 Euro = costo computer
500 Euro = Costo gruppo continuità
780 Euro = costo linea ADSL annuo
240 Euro = costo formazione di base sull' e-mail marketing
1.560 Euro = Costo parte "creativa" = 2 ore x 30 Euro x 26 settimane
240 Euro = Costo formazione base su PostCast=8 ore x 30 Euro
120 Euro = Costo messa in opera reportistica= 4 ore x 30 Euro

____________________________________________________ TOTALE

5.140 Euro (primo anno)

Qualunque cosa tu venda, per coprire queste spese, sarebbe sufficiente che ognuno dei tuoi 5.000 iscritti acquistasse da te -in media- per un controvalore di 1 (un) Euro.

Come puoi vedere, il totale della soluzione in-house è significativamente inferiore al totale per la soluzione ASP già dal primo anno (c'e' una differenza a tuo favore di ben 4.000 Euro).

Nei periodi successivi, i costi fissi si ammortizzano e l'incidenza maggiore è data in massima parte al costo del lavoro necessario alla creazione dei contenuti.
Inoltre, non si hanno costi legati al numero di iscritti cui inviare la newsletter.
La convenienza di una tale soluzione aumenta quindi, all'aumentare della frequenza di invio e del numero totale di invii da effettuare.

Mi sembra corretto ricordarti però, che "il tutto è maggiore della somma delle singole parti" e che -almeno teoricamente- un service ASP, in cambio del tuo pagamento, dovrebbe offrirti una notevole professionalità nel gestire la tua newsletter, sollevarti da una serie di lavori creativi, tecnologici e di routine e -in ultima analisi- farti vedere risultati significativi.

Con la gestione in house, per contro, puoi usare esclusivamente nominativi provenienti dal tuo sito o comunque già in tuo possesso e lavorare con il massimo controllo e libertà su qualunque variabile ti verrà in mente di testare.

Il data-base dei tuoi lettori sarà sempre lì, pronto per qualunque analisi e/o modifica, senza dover ricorrere ogni volta a fastidiosi e pericolosi (quando peraltro possibili) download e upload del data-base.

Ci sono altri elementi importanti di cui tener conto?
Tentare di inviare una mole considerevole di messaggi, tutti insieme o uno dietro l'altro attraverso i server SMTP del proprio fornitore di connettività non è detto che funzioni: potresti vedere tornare indietro tutti i messaggi e -peggio ancora- il tuo account di posta elettronica potrebbe essere bloccato, con l'accusa di spamming (invio di posta "spazzatura" e comunque non richiesta dai destinatari).

Se decidi di lavorare in-house, invece, accertati di utilizzare un software che sia dotato di un server SMTP autonomo (L'edizione professionale di PostCast ne ha uno integrato mentre la standard può servirsi di PostCastServer); con questo sistema, le tue e-mail non soffrono il problema appena citato e arrivano direttamente ai destinatari.
Se il software che scegli non dispone di un server indipendente è consigliabile fare una breve indagine sui domini di appartenenza dei tuoi iscritti ed inviare una e-mail ai system administrator di ogni dominio, spiegando loro che la tua azienda invia newsletter a destinatari aventi una casella e-mail su quei domini e che non metterai in atto politiche di SPAM.

Dal lato dei destinatari, poi, c'e' da considerare i filtri dei server POP.
Un service ASP avrà, in virtù di quello che è il suo business,
rapporti di buon vicinato con i maggiori ISP (Internet Service Provider) e quindi gli risulterà molto facile accreditarsi presso di loro, al fine di non incappare in filtri anti-spam o -in casi estremi- in una "blacklist", ovvero, nel blocco totale delle e-mail provenienti da un certo mittente.
Anche in questo caso, comunque, se conduci il tuo business con serietà ed onestà, nessuno ti impedisce di inviare ai maggiori providers una lettera o una e-mail in cui esponi le tue credenziali.

E' opportuno sapere che esiste una terza possibilità, a mezza strada tra i servizi ASP e la gestione in-house.

Si tratta di utilizzare programmi o script residenti all'interno di specifiche cartelle presenti -probabilmente- anche nel tuo sito e di utilizzare mezzi accessori, laddove messi a disposizione dal tuo ISP o host del sito.Questi sistemi, operano discretamente con un numero limitato di iscritti (tra 0 e 5000) e possono essere soggetti a diversi problemi; si va dai "time-out" dovuti alle più disparate cause, all'indisponibilità del server SMTP da parte del tuo ISP, dalla trafugazione dei dati dei tuoi clienti da parte di malintenzionati, alla perdita dei tuoi database in casi di crash gravi.

Si tratta di sistemi che costano relativamente poco, ma che vanno bene per business in cui tempestività e precisione non siano elementi "mission-critical" o in cui eventuali disagi possano essere benevolmente tollerati dai destinatari delle e-mail.
Questi script inoltre, spesso ti obbligano a rimanere collegato alla rete finchè l'invio non è stato effettuato completamente e quando il numero dei destinatari è notevole, la cosa si traduce in altri costi.

Anche per questa volta, ho concluso.
Ti ho fornito gli elementi fondamentali per valutare serenamente se ti conviene di più una soluzione in-house o outsourced per le tue iniziative di e-mail marketing.
Per la soluzione in-house, in particolare, ci sono altri software che potresti prendere in considerazione.
Presto sara' attiva anche la sezione links e risorse di questo sito e da lì potrai iniziare a farti uni'idea di cio' che il mercato offre quanto a programmi e soluzioni sia in-house che a noleggio.

I parametri considerati in questo articolo sono quelli generali e non escludo che nel tuo caso specifico possano esserci altre variabili che possano contribuire a variazioni dei costi. Non dimenticare di considerarle nei tuoi calcoli!

Al prossimo articolo!