Produrre una newsletter allineata agli interessi del tuo pubblico è uno dei modi migliori per costruire la tua banca dei contatti, per acquisire nuovi clienti e per diffondere la tua autorevolezza tra quelli già acquisiti.

La maggior parte delle newsletter presenti in rete, è distribuita a titolo gratuito ma qualcuna è anche a pagamento con la possibilità di diverse opzioni d'iscrizione. Di questo argomento, te ne ho parlato anche in un altro articolo.

Ad ogni modo, specie se non sei già noto al grande pubblico, la cosa migliore è iniziare con una newsletter gratuita oppure offrire una versione ridotta gratuitamente e lasciare decidere ai lettori se ricevere la versione integrale, a pagamento.

Inizialmente, dovrai anche decidere sulla periodicità della tua pubblicazione (vedi anche questo articolo).
Potresti optare per una periodicità di invio quotidiana, settimanale, quindicinale o mensile.

Oltre il mese non ti consiglio di andare, per problemi legati al "ricordo" della tua pubblicazione da parte dei lettori. Come pure è improbabile che la tua pubblicazione debba essere giornaliera, a meno che non tratti importanti questioni mediche o finanziarie.

Nessuno, comunque, ti vieta di partire con una periodicità "lasca" e nel frattempo di affilare le tue armi in termini di esperienza nel selezionare i tuoi contenuti, dargli veste redazionale idonea ed aver messo a punto le tue personali procedure di pubblicazione.
In questo modo, potrai farti una chiara idea di quanto tempo ed energie ti occorreranno per essere sempre puntuale con una pubblicazione di elevata qualità, nella casella e-mail dei tuoi lettori.

Raccolta e manutenzione dei nominativi degli iscritti

Una volta che avrai determinato tutte le questioni di cui sopra, dovrai preoccuparti di come fare in modo che la gente si iscriva e quindi riceva la tua pubblicazione.

La faccenda è a sua volta scomposta in due aspetti: quello di creare desiderio e aspettativa nei potenziali lettori e quello -prevalentemente di gestione operativa della tua pubblicazione- dei mezzi tecnologici da usare allo scopo.

Ti renderai conto rapidamente, se vorrai iniziare a fare l'editore digitale, che le questioni tecnologiche sono una barzelletta, rispetto alla gestione dei rapporti con le persone.
Per far sapere che stai pubblicando una tua newsletter, non ti consiglio di cedere alla tentazione dello spamming (pratica attraverso la quale invii a perfetti sconosciuti la tua pubblicazione, con la speranza che la leggano e si iscrivano.
Di solito, si produce l'effetto contrario e oggi -con la legge sulla privacy- si rischiano grane legali di non poco conto).

Molto meglio iniziare con il passa-parola delle tue amicizie, che probabilmente condividono anche i tuoi interessi e quindi anche gli argomenti trattati nella tua pubblicazione, o, in alternativa, spendere qualche euro in pubblicità, in parte in rete e in parte su media tradizionali (giornali, riviste di settore, bollettini interni di Enti che potrebbero essere interessati a comunicare ai loro iscritti l'esistenza della tua pubblicazione).

In moltissimi casi, potrai ottenere anche visibilità gratuita, inviando un "media-kit" (anche noto come "press-kit". Sul sito di Luisa Carrada, c'e' un ottimo articolo di Mariella Governo (SMAU) e ALessandro Lucchini (elettronico ai giornalisti della stampa specializzata o -meglio ancora- inviando loro per posta elettronica un invito a prelevare il media kit direttamente dal tuo sito (se hai una pubblicazione elettronica è praticamente certo che hai anche un sito a suo supporto).
In questo modo, potrai anche farti un'idea di quanti di loro hanno scaricato il tuo media-kit e confrontare poi le statistiche con gli articoli realmente pubblicati sulla tua pubblicazione.



Un po' di tecnologia serve...

Quanto agli aspetti tecnologici le alternative sono parecchie e dipendono da una serie di fattori essenzialmente legati a gusti personali, disponibilità economica, numero degli iscritti previsto a regime (dì la verità, non i avevi pensato a questo, eh?) e caratteristiche offerte dalla piattaforma tecnologica scelta.

Lyris è un'applicazione web-based (la gestione della lista avviene quindi stando connessi al web) o che può essere eseguita anche sul tuo PC. Ne è disponibile una versione gratuita ed una commerciale, ovviamente più potente da ogni punto di vista.
Viene offerta la licenza in funzione del numero massimo di iscritti che il programma può gestire, della velocità di invio delle e-mail e di altri parametri di cui potrai meglio renderti conto visitando il sito del prodotto in questione.


Majordomo automatizza la gestione di mailing lists via e-mail. E' un software gratuito, ma gira solo su piattaforme UNIX. Informati dal tuo ISP (fornitore di connettività ed hosting web) per sapere se danno supporto a questo programma.

Programmi commerciali per mailing list o servizi di gestione di liste, possono pure essere integrati con il tuo sito web. Tra i prodotti più noti abbiamo:

· Sparklist
· L-Soft

Questi pacchetti software, tipicamente costano tra i 500 ed i 25000 ed oltre dollari USA.
Per farti un'idea dei costi cui vai incontro, un servizio di hosting di mailing list può chiederti 1000 dollari l'anno per gestire una newsletter con cadenza settimanale inviata a 5000 lettori.
Nulla vieta che tu possa includere nel tuo sito web programmi proprietari, sviluppati appositamente per te, dal tuo programmatore web di fiducia, ma è molto difficile trovare un hosting che ti permetterà di installare sui suoi server qualche programma da te prodotto.
Una preoccupazione che si giustifica con la pur sempre reale possibilità che un crash del tuo programma possa mandare in tilt il server e con esso, rendere "invisibili" gli altri domini che su di esso alloggiano.
Se vuoi usare un software tutto tuo e le disponibilità economiche te lo consentono, ti consiglio di acquistare o noleggiare un server tutto per te, dove potrai fare tutto quello che vuoi, ovviamente sempre a tuo rischio e pericolo.
Non è una minaccia. Il software è ben lontano dall'essere perfetto. Sperimenta, allora, ma ricordati che la parola magica, qui, è BACKUP ovvero copia integrale dei dati vitali del tuo sito, in modo da poter almeno ricaricare la versione più recente (e funzionante) in caso di crash di sistema.
Oltre a fare in modo che i tuoi lettori si iscrivano, avrai certamente bisogno di effettuare delle periodiche routines di manutenzione della lista. Ecco alcune domande che farai bene a porti, prima di iniziare, al fine di essere preparato poi:

con quali modalità viene effettuata la rimozione di un lettore dalla lista degli iscritti?

Cosa succede alle mail che tornano indietro (indirizzi errati o con problemi, server che non rispondono ecc.)?

La maggior parte di prodotti commerciali, incorpora delle funzioni tese alla semplificazione ed all'automazione delle routines di rimozione di nominativi problematici. Se per caso stai pensando che la cosa sia gestibile "a mano" prima prova, e poi scrivimi le tue impressioni…

Il programma fa nessuna verifica per accertarsi che gli indirizzi forniti dai lettori siano validi (esistenti) e formalmente corretti?

A parte eliminare "lettori inutili" dall'inizio, sappi che qualcuno ancora tenta di mandare in tilt interi sistemi fornendo indirizzi e-mail in formato tale che poi vengono riconosciuti (ed eseguiti) come comandi di sistema.

Se decido di frammentare la lista e inviare un messaggio solo ad un dato segmento di essa, il programma me lo consentirà?

Il programma fornisce statistiche utili e aggiornate sulla base iscritti? (quanti iscritti, quanti rimossi, quanti indirizzi errati, ecc.)?

Ci sarebbe molto altro da chiedersi ma non tutte le possibili domande trovano posto in questo articolo.
Continua a leggermi anche nelle altre sezioni del sito e troverai molte altre risposte, promesso!

Produrre la newsletter

Vorrai sicuramente mettere in opera una newsletter di cui essere orgoglioso e da cui i tuoi lettori traggano un reale vantaggio. Puoi scrivere gli articoli per la newsletter da solo o con i tuoi colleghi o sollecitare interventi esterni anche da parte dei tuoi lettori.
Volendo, puoi anche pagare uno scrittore professionista. Per sapere quale soluzione è la migliore, determina i tuoi obiettivi e quali sono le risorse (economiche e/o professionali) di cui disponi per fare il lavoro nel migliore dei modi.
Molte newsletter sono ancora scritte e distribuite in formato ASCII ovvero in "puro testo". Altre sono in formato HTML e sono disponibili in un sito web; in questo caso, i lettori ricevono una brevissima e-mail che contiene solo un indice (realizzato con dei links) e da li, se il lettore vuole leggere, dovrà andare sul sito.
Lo svantaggio di questa modalità, risiede nel fatto che si obbliga il lettore a tenere in piedi la connessione telefonica per leggere la newsletter.

In altri casi ancora, per motivi che ti saranno chiari man mano che frequenti questo sito e leggi gli articoli che ti proporrò, l'intera newsletter in formato HTML viene inviata nelle mailboxes dei lettori.
Se decidi per la lettura sul tuo sito, ricordati di creare un archivio delle edizioni precedenti e -se possibile- fai in modo che disponga di un motore di ricerca interno.

Distribuire la newsletter

La maggior parte dei prodotti e services elencati in precedenza, per la raccolta e gestione degli indirizzi degli iscritti, facilita anche la distribuzione della tua newsletter. Per questo motivo, spesso questi programmi rappresentano la via più facile -anche se non necessariamente la migliore, come vedremo in un prossimo articolo- all'editoria telematica.
Se la tua lista è ed è destinata a rimanere molto piccola (qualche centinaio di iscritti) la soluzione di usare il programma di posta elettronica che utilizzi normalmente a titolo personale è ancora fattibile.
Assicurati però di effettuare l'invio mettendo te stesso nel campo "To" (a) e tutto il resto della lista destinatari nel campo "BCC" (Blind Carbon Copy) in modo che i singoli indirizzi e-mail non siano visibili a nessuno degli iscritti.

E' comunque opportuno considerare anche:

il server a cui mi appoggio, ha sufficiente banda per gestire efficacemente e senza problemi la distribuzione della mia newsletter?
Se con 500 lettori questo non è un problema, lo diventa di sicuro con 10.000.

Se la distribuzione la fai da casa, il server SMTP del tuo fornitore di accesso alla rete, di sicuro non accetterà 1000 destinatari in un solo campo BCC e ti marcherà irrimediabilmente come "spammer", senza contare che non effettuerà l'invio richiesto.

L'ostacolo è parzialmente aggirabile effettuando molti invii, con un numero limitato di destinatari, ma è una procedura lenta, farraginosa e foriera di errori che possono ripercuotersi anche in maniera fatale sulla tua reputazione.
Il "fai da te", insomma, lo riserverei a liste piccolissime di pochi amici o collaboratori, con cui può risultare molto utile rimanere in contatto quotidiano anche stando a distanza.
Alcuni fornitori di connettività, infine, fanno pagare un sovrapprezzo al superamento di una certa quantità di bytes trasmessi (o di occupazione di banda, è lo stesso). Verifica se esistono limitazioni in questo senso, prima di vederti recapitare a casa fatture astronomiche.

Conclusioni

Una newsletter inviata con regolarità è uno dei migliori strumenti per lo sviluppo del giro d'affari e per rafforzare la notorietà del marchio, disponibili alle piccole e medie imprese.

Un uso oculato degli strumenti web disponibili, ti consente di mettere in rete anche la tua impresa, a costi molto contenuti, specie se comparati coni risultati che possono produrre o se raffrontati ai costi relativi al dispiegamento di una campagna di marketing tradizionale.

Una newsletter ben congegnata non solo produce nuovi contatti, ma può creare nuove vendite, incrementare la spesa media da parte dei tuoi clienti acquisiti, e renderti un riconosciuto e stimato esperto nel tuo settore.